Automatyzacja zamówień do dostawców w małej firmie: kiedy jeden proces ma sens

Piątek, szesnasta. Okazuje się, że zostały dwa opakowania i na sobotę nie starczy. Dzwonisz do dostawcy, który właśnie zamyka przyjmowanie zamówień, albo jedziesz sam do hurtowni w najgorszym możliwym momencie tygodnia.

Nie zabrakło towaru. Zabrakło momentu, w którym ktoś miał to sprawdzić.

Czy warto automatyzować zamówienia w małej firmie?

Automatyzacja zamówień w małej firmie to przypomnienie w ustalonym momencie i gotowe zestawienie do zatwierdzenia, a nie system magazynowy śledzący każdą sztukę. Sprawdza się przy towarach zamawianych regularnie od stałych dostawców. Zamówienie nadal zatwierdzasz Ty, bo automat nie wie o weselu w sobotę ani o promocji, którą planujesz.

• Wyzwalaczem jest termin albo prosty próg, nie stan magazynowy liczony co do sztuki
• Automat przygotowuje zestawienie. Wysyłkę zatwierdzasz Ty, zawsze
• Sprawdza się przy stałej liście pozycji i stałych dostawcach
• Nie zastępuje systemu magazynowego ani sklepu internetowego
• Wdrożenie jednego takiego obiegu: 1 500 zł

Jak to działa w praktyce

Całość opiera się na trzech elementach i nie potrzebuje niczego więcej, co jest tu główną zaletą: im mniej ruchomych części, tym mniej rzeczy się psuje.

Zaczyna się od wyzwalacza. Najprostszy i najskuteczniejszy to termin: każdy wtorek o 15:00, każdy czwartek rano. Brzmi prymitywnie i właśnie dlatego działa, bo nie zależy od żadnego systemu ani od tego, czy ktoś coś odnotował. Drugi wariant to próg wpisywany ręcznie: ktoś zaznacza na liście, że produkt schodzi, i to uruchamia przypomnienie. Trzeci, bardziej zaawansowany, to odczyt stanu z kasy, o ile Twój system to udostępnia, a udostępnia rzadziej, niż obiecują sprzedawcy tych systemów.

Drugi element to zestawienie. Przypomnienie nie przychodzi puste, bo puste przypomnienie odkładasz na później dokładnie tak samo jak wszystko inne. Ma gotową listę pozycji, które zamawiasz co tydzień, z ostatnimi ilościami. Twoja robota sprowadza się do poprawienia dwóch liczb, a nie do odtwarzania całego zamówienia z pamięci przy zamkniętej już hurtowni.

Trzeci to zatwierdzenie i wysyłka. Klikasz, zamówienie idzie mailem do dostawcy w ustalonym formacie, a kopia zostaje w jednym miejscu. Dzięki temu za miesiąc wiesz, co i kiedy szło, i możesz to porównać z tym, co faktycznie przyszło, gdy pojawi się spór o brakującą pozycję.

Kiedy to ma sens

Trzy warunki, wszystkie naraz. Jeśli którykolwiek nie jest spełniony, wdrożenie nie zwróci kosztu i powiem to na rozmowie.

Zamawiasz regularnie, co najmniej raz w tygodniu, od tych samych dostawców. Regularność jest tu ważniejsza od wielkości zamówień, bo oszczędność bierze się z powtarzalności: obieg uruchamiany co tydzień pracuje pięćdziesiąt razy w roku, ten uruchamiany raz na miesiąc dwanaście.

Lista pozycji jest w dużej części stała, nawet jeśli ilości się zmieniają. Przy asortymencie, który zmienia się co tydzień, gotowe zestawienie traci sens, bo i tak budujesz je od nowa za każdym razem. Przy stałej liście dwudziestu pozycji z wahającymi się ilościami zysk jest największy.

Zdarzyło Ci się w ostatnim półroczu zabraknąć czegoś, bo nikt nie sprawdził na czas. To jest warunek, który najłatwiej sprawdzić i najczęściej rozstrzyga. Jeśli zamawiasz raz w miesiącu i nigdy niczego nie zabrakło, ten obieg nie zwróci kosztu wdrożenia, a uczciwa odpowiedź brzmi: zostaw jak jest i zajmij się czymś innym.

Czego ten obieg nie zrobi

• Nie policzy stanu co do sztuki. To wymaga systemu widzącego każdą sprzedaż i każde przyjęcie towaru, a przy małej skali taki koszt rzadko się zwraca.
• Nie przewidzi nietypowego tygodnia. Automat nie wie o rezerwacji na czterdzieści osób w sobotę ani o planowanym remoncie. Dlatego zatwierdzenie zostaje po Twojej stronie.
• Nie wynegocjuje ceny. Wysyła zamówienie tam, gdzie mu każesz, i nie porównuje dostawców.
• Nie zastąpi sklepu internetowego. To obieg wewnętrzny, między Tobą a dostawcą.

Co się zmienia po wdrożeniu

Najmniej widoczna zmiana jest najważniejsza: przestajesz nosić zamawianie w głowie. Przechodzi ono z kategorii „muszę pamiętać" do kategorii „zatwierdzam, kiedy przyjdzie przypomnienie". Brzmi drobno, ale przy prowadzeniu lokalu albo sklepu takich rzeczy do zapamiętania jest kilkanaście naraz i każda zdjęta z listy zwalnia miejsce na te, których nie da się zautomatyzować.

Druga zmiana to ślad. Masz w jednym miejscu historię zamówień, więc widać, co rośnie, co stoi i gdzie zaczynasz przepłacać. Przy trzech dostawcach i kilkunastu pozycjach to różnica między zgadywaniem a wiedzą: po kwartale możesz zobaczyć, że jedna pozycja podrożała o piętnaście procent, czego przy zamawianiu z pamięci nikt nie zauważa.

Trzecia jest najbardziej wymierna i najszybciej odczuwalna: nie jeździsz w piątek do hurtowni w godzinach, w których powinieneś obsługiwać klientów. Jeden taki wyjazd w miesiącu to zwykle dwie godziny, licząc dojazd i kolejkę, plus obsada, która w tym czasie radzi sobie bez Ciebie.