Ile kosztuje automatyzacja jednego procesu w firmie usługowej

Dostajesz wycenę na pięć tysięcy złotych i nie wiesz, za co dokładnie płacisz. Druga oferta mówi „od tysiąca" i nie wiadomo, do ile. Trzecia proponuje abonament, choć pytałeś o wdrożenie.

Cena automatyzacji wynika z trzech rzeczy i żadna z nich nie jest liczbą funkcji w ofercie.

Ile kosztuje automatyzacja procesu w małej firmie?

Automatyzacja jednego powtarzalnego obiegu to 1 500 zł, a kilku powiązanych ze sobą 5 000 zł. To projekt zamknięty: płacisz raz, dostajesz działający proces i dokumentację, bez abonamentu za utrzymanie. Cenę podnosi liczba obiegów, liczba łączonych narzędzi i liczba wyjątków wymagających Twojej decyzji.

• Jeden proces: 1 500 zł. Kilka powiązanych: 5 000 zł
• Płacisz raz. Nie ma abonamentu za to, żeby proces dalej działał
• Cenę podnoszą trzy rzeczy: liczba obiegów, liczba narzędzi i liczba wyjątków
• Do kosztu doliczasz abonamenty narzędzi, które płacisz bezpośrednio dostawcom
• Zaczynam od policzenia Twoich minut. Poniżej godziny tygodniowo odradzam

Co wpływa na cenę

Trzy czynniki, w kolejności od najbardziej oczywistego do tego, który najczęściej zaskakuje przy wycenie.

Pierwszym jest liczba obiegów. Jeden proces od wejścia do dokumentu to jedna cena. Ciąg czynności, w którym jedno uruchamia drugie, to inna skala pracy, bo trzeba zaprojektować przekazywanie danych między etapami oraz zachowanie przy błędzie na każdym z nich. Najwięcej pracy zjada nie budowa, tylko odpowiedź na pytanie, co ma się stać, gdy trzeci krok zawiedzie: czy proces zatrzymuje się cicho, czy wysyła Ci sygnał, i co wtedy dzieje się z danymi, które już przeszły.

Drugim jest liczba łączonych narzędzi. Dwa narzędzia to jedno połączenie. Pięć narzędzi to sieć zależności, w której awaria albo aktualizacja jednego wpływa na resztę. Rośnie nie tylko czas budowy, ale przede wszystkim czas testowania, bo każdą ścieżkę trzeba przejść osobno. Rośnie też ryzyko po wdrożeniu: im więcej zewnętrznych dostawców, tym większa szansa, że któryś z nich coś zmieni w swoim interfejsie i obieg przestanie działać w losowym momencie.

Trzecim jest liczba wyjątków i to pozycja, którą najczęściej się pomija, a potrafi podwoić pracę. Jeśli obieg działa tak samo w każdym przypadku, jest prosty. Jeśli dla stałych klientów robisz inaczej, przy dużych zleceniach jeszcze inaczej, a w sezonie zmieniasz terminy, każdy taki wariant trzeba obsłużyć albo świadomie wypuścić poza automat. Przy wycenie pytam o wyjątki wcześniej niż o narzędzia, bo to one decydują, czy mówimy o półtora tysiąca, czy o pięciu.

Co jest w cenie

Pakiet za 1 500 zł obejmuje policzenie, ile czasu zabiera Ci ta czynność dziś, zbudowanie jednego obiegu, powiadomienie tam, gdzie faktycznie zaglądasz, oraz 14 dni nadzoru po uruchomieniu. Nadzór nie jest gestem grzecznościowym: pierwsze cykle zawsze pokazują sytuacje, których nikt nie przewidział, na przykład klienta odpowiadającego na automatyczne potwierdzenie albo formularz wypełniony w sposób, którego nie zakładaliśmy.

Pakiet za 5 000 zł obejmuje wszystko powyżej, plus ciąg czynności od początku do końca, do pięciu powiązanych obiegów, rozpisanie godzin przed i po wdrożeniu oraz dokumentację z przekazaniem. To rozpisanie godzin jest istotne z innego powodu niż sprzedażowy: daje Ci punkt odniesienia, żeby po trzech miesiącach sprawdzić, czy oszczędność faktycznie się pojawiła, zamiast opierać się na wrażeniu.

W obu przypadkach dostajesz instrukcję: gdzie co jest ustawione, jak to zmienić i jak wyłączyć. To nie dodatek, tylko powód, dla którego nie musisz mnie utrzymywać, żeby proces dalej działał. Instrukcja jest pisana pod osobę prowadzącą firmę, nie pod informatyka, i jeśli po przekazaniu coś jest w niej niejasne, znaczy to, że napisałem ją źle.

Czego w cenie nie ma

• Abonamentów narzędzi. Platformy automatyzacji i część aplikacji mają własne opłaty miesięczne, rzędu kilkudziesięciu złotych przy skali małej firmy. Płacisz je bezpośrednio dostawcom, a ja mówię o nich przed startem.
• Budowy narzędzia, którego nie masz. Kalkulator wyceny, panel dla klientów albo formularz z własną logiką to osobna usługa, bo polega na zbudowaniu czegoś nowego, a nie połączeniu istniejącego.
• Rozmowy z klientem. Agent odpowiadający na pytania to inna usługa i inna cena.
• Stałej obsługi. Po 14 dniach nadzoru proces jest Twój. Nie sprzedaję abonamentu za czuwanie nad czymś, co ma działać samo.

Jak sprawdzić, czy Ci się opłaci, zanim zapłacisz

Rachunek, który możesz zrobić dziś wieczorem, bez żadnych narzędzi i bez rozmowy ze mną.

Weź czynność, o której myślisz. Policz, ile minut zajmuje Ci jednorazowo i ile razy w tygodniu ją wykonujesz, a potem pomnóż przez cztery, żeby mieć miesiąc. Teraz wyceń swoją godzinę i zrób to uczciwie: nie stawką, którą płacisz pracownikowi, tylko tym, co sam zarobiłbyś w tym czasie na zleceniu. Przy usługach wykonywanych osobiście to zwykle kwota kilkukrotnie wyższa, niż podpowiada intuicja, bo godzina spędzona na przepisywaniu danych to godzina niespędzona u klienta.

Jeśli czynność zabiera mniej niż godzinę tygodniowo, koszt wdrożenia zwraca się po roku albo dłużej, a wtedy są pilniejsze rzeczy do zrobienia. Powyżej dwóch godzin tygodniowo rachunek zamyka się w kilka miesięcy i rozmowa dotyczy już tylko zakresu. Między jedną a dwiema godzinami decyduje coś innego: czy ta czynność bywa źródłem błędów. Pomyłka w przepisanych danych kosztuje osobno, czasem znacznie więcej niż sama oszczędność czasu, bo zła kwota w ofercie albo zły termin w kalendarzu potrafi kosztować całe zlecenie.

Jeśli z Twoich liczb wyjdzie, że się nie opłaca, powiem to na rozmowie i nie wystawię wyceny. To jest tańsze dla nas obu niż wdrożenie bez pokrycia, po którym za pół roku uznałbyś, że automatyzacja to strata pieniędzy.